Pare de sabotar o seu Kanban

Você sabia que algumas coisas que você está fazendo ou deixando de fazer, podem estar tornando a metodologia Kanban completamente inútil na sua empresa?

Esse é o assunto da aula de hoje! Esse assunto é altamente destrutivo. São técnicas de sabotagem, que tornam o Kanban inútil ou reduzem muito os benefícios da metodologia, e você pode estar utilizando essas técnicas aí na sua empresa sem saber!

Vamos direto ao ponto!

1 Falta de priorização
Já falamos na aula 9: Não adianta fazer bem feito o que não precisa ser feito
Você pode ser altamente produtivo mas ineficiente se trabalhar naquilo que não é importante. Isso é desperdício de tempo e recursos.

2 Kanban oculto
Se o quadro Kanban está escondido ou visível só pra diretoria, ou na parede do escritório quando metade da equipe está em home office. Não funciona. Transparência é essencial para o Kanban funcionar. Mas vai uma ressalva: Você pode ter Kanbans secretos para algumas equipes (por questões de segurança de dados. lgpd, estratégia empresarial, etc). Mas todos os envolvidos, e toda a equipe têm que poder ver. Transparência é essencial

3 Falta de atualização
Isso acontece quando eu começo a fazer e não movo o card. Concluo e não movo, ou não dou check na tarefa. Ou ainda quando você está trabalhando com um card que não está lá, ou que ainda nem foi criado. Não seja egoísta. Não pense só em si mesmo. A gestão a vista é bom pra toda a equipe.

Também não funciona fazer atualização semanal. O Kanban perde o propósito e vira só mais um relatório ou uma tarefa chata na tua semana. A atualização é no momento em que está fazendo. Isso é bom para todos e bom pra você.

4 WIP não controlado ou maior que o essencial
Já tivemos uma aula sobre a importância e como limitar o WIP - Ajuda a ter foco - Ajuda a reduzir o Lead time - Aumenta a qualidade - Se deixar o WIP muito alto ele perde o propósito e o processo passa a ser uma produção empurrada.

5 "Responsável" por atualizar o Kanban
O cúmulo da centralização, falta de confiança e autonomia é querer implantar Kanban e não dar a equipe a autonomia para atualizar os próprios cards. Achar que apenas o responsável, o gestor, poderia fazer isso corretamente. Isso não funciona, e quase todos os benefícios do Kanban são perdidos. A ideia do Kanban é justamente a integração da equipe, autonomia, responsabilidade delegada, velocidade.

6. Card sem informação
Usar o card só como marcador também não funciona. Algumas ferramentas limitadas que existem no mercado fazem isso, mas aí você só está superando o Post-it no quesito de acesso online. Podemos explorar muito mais a ferramenta organizando toda a informação no card, para proporcionar autonomia, controle, confiança, e muito mais, dando acesso à equipe à informação do card. A produtividade depende de a equipe ter toda a informação que precisa. Esqueça o servidor e esqueça e-mails, a informação precisa estar organizada e disponível junto com o Kanban na ferramenta. Nesse ponto a Ummense se destaca muito e por isso deixamos a nossa recomendação.

7. Não medir
O que você não mede, não melhora. Vale a pena monitorar o desempenho e agir para melhorar no longo prazo. Monitorando você pode encontrar os gargalos e melhorar.

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E aí, como está funcionando aí na sua empresa? Você tem cometido esses erros? Ou está funcionando bem?

O assunto da próxima aula é o Lead time, vamos mostrar a importância, como controlar e como melhorar o lead time ao longo do tempo.